電子文書の閲覧ソフトとして最も有名なのがAdbe社が無料で提供しているAcrobatReader（最新版はVer9）です。

パソコンを購入すると既にインストールされている場合も多く、意識せずに使っている方もいらっしゃるでしょう。

このソフトを使うことで電子書類の受け渡しの際、相手の使っているソフトの環境がわからなくても、文書閲覧が可能になります。特にインターネットの普及とともに、ビジネス文書を正確に表示・配布させたい場合など一般的に使われています。

例えば、ある提案書を作成しメールで相手先に送るといった場合、まずワードで文を書き、パワーポイントで作図し、最後にエクセルで見積書を作って保存する。こんなケースはよくある話です。

保存したファイルをこのままで送ってしまうと3個3種のデータを添付することになる。
運良く送付先の相手が全てのソフトに対応していれば問題は起こらないが、該当のソフトがインストールされてない場合ファイルを開くことが出来ない。

最近体験したことですが、同じMS-Wordを使っているにもかかわらず相手先から「閲覧できない」とのこと。
原因は、バージョン違いのようで、同じソフトでも最新バージョンで保存されたファイルは旧バージョンソフトでは開けないケースがあります。

そこで重宝されるのが電子文書のための共通フォーマット、PDF(Portable Document Format)形式です。
上記のように様々なソフト作成された書類であっても、PDF形式として一括で保存すれば個別のソフトは必要無い。
また、見積書のように数字などデータの書き換えをされたら不具合が起こるというような文書の場合も便利です。
まさにビジネスには必須のソフトのひとつです。

それでは、PDF形式に保存させるにはどうすればいいか？
通常だと、まずAdbe Acrobat Standard 36,540円（税込）を購入しなければならない。

Adbe社としては、閲覧ソフト（Reader）は無償だがPDF作成ソフトは有償で買ってくれということだろう。

私は最近仕事用パソコンをネットオークションで購入したのだが、PC本体を3万円で購入したのに、ソフト1本にこの金額は‥‥。

そこで、インターネットで同種ソフトの無償版を探してみると、数種存在することが判明。
それぞれの利用者レビューを読むと、使い勝手に課題があるものや、使うたびに有償版の購入サイトに接続されるなどさまざま。
そのなかで私が使い始めたのが、「Bullzip PDF Printer」

インストールしたら、あとはPDFにしたいファイルを[印刷]→プリンタの選択で「BullZip
PDF Printer」を選択するとPDF形式に保存してくれる。（最新版6.0.744は設定画面のタグが文字化けするので修正プログラムを合わせてインストールする必要があった）
もちろん日本語に対応しており広告など表示されない。
セキュリティのため書類にパスワードをかけることも可能だし、ファイルの結合にも対応しているので私の使用範囲では何の不満もないほどの出来。

まだPDFを活用されてない方にはお勧めの１本です。

これまで無償ソフトのイメージはあくまで補助的な活用にとどめる程度だと考えていたが、オープンソースの広がりによるものだと思うが、その完成度の高さには驚くばかりだ。

いくつか紹介
＜Adbe Acrobat互換＞
・Bullzip PDF Printer
・PrimoPDF
＜マイクロソフトOffice互換＞
・OpenOffice.org　
・キングソフトオフィス2007（ワード　エクセル　パワーポイント　3種揃って　4,800円）

「素晴らしい仕事をしたいなら、選択肢はただ１つ、あなたがすることを愛するしかない。愛する対象がまだ見つかっていないなら、探し続けよう。」
--- 2005年6月12日米アップル社CEOスティーブ・ジョブズ氏が大学生卒業生に向けたスピーチの一部「日経ビジネス誌2008/5/20号より抜粋」

マスコミでは昨年末から不況による派遣社員の雇用や就業に関する報道が続いています。そんなニュース番組を見ながら、この会社経営者の立場だったら社員の首切り出来るだろうかとか、逆に派遣社員だったらオレも無職～ホームレスになるしかないのか。など私は立位置を変えながら考えています。
それは私にとって「対岸の火事」ではなく「明日は我が身」という猛烈な危機感を感じさせられると共に、自分の仕事と世間の関係を考え直す機会を与えてくれています。
皆さんはいかがでしょうか？

そのひとつの答えが「好きな事」を仕事にすることです。
「好きこそものの上手なれ」です。
趣味、関心事、興味のあることを仕事にする。もしくは仕事に追加していくのです。

そもそも趣味などはそれに関心のない人から見ると「何やってるのか、何考えているのかよくわからない」といった世界です。仮にその分野に興味の無い人がその分野に関連した儲け話を聞きつけたとしても、欲心から最初は手をだしたとしても、そもそもその分野の事情がわからないし、周りに詳しい者もいない。さらに上を目指そうという気も足りないのでやはり続けることが難しい。

先日「女と男」というNHKの番組で、人間は生理学上どんなに好きだと感じる異性であっても、その気持ちの頂点は３～４年でその後徐々に下降していくということが言われていました。そう考えると何十年もあるテーマに取り組んでいる事は他人にまねの出来ない素晴らしい財産だといえます。

またトイレ掃除で有名なイエローハット相談役　鍵山秀三郎氏も
「一つことをやり続けると、十年…偉大なり。二十年…恐るべし。三十年…語り継がれ、歴史になる。五十年…神のごとし」と述べています。

さらに「好き」の効用として
１．モチベーションが上がり目標へ執着する。
２．知識や技能の習得が早くなる。
３．人脈が広がる。
このように好きはスキルUPに直結するのです。

そしてインターネットは好きな分野のスキルUPにはすこぶる相性が良いのです。
ネット上には先達の知識や知恵がちりばめられている。そこにアクセスし学ぶのも自由だし、場合によっては問うことだって出来る。
もし、自分の目指すものがネット上に見つからなければ自らその分野の先達になって市場を作ることだって可能になる。（こうなると「好き」よりさらに高い「志」と呼ぶのでしょうね）

普段見向きもされないような分野でも「ある時」スポットがあたる。
誰も気づかないようなら、自分でスポットを向けて世間に知らしめよう。

あなたは自分の仕事にいくつの「好き」を見つけられますか。
私はこの一年間を「好き」を武器に駆け抜けたいと思います。

今年の半ばまで緩やかな景気後退だとされていましたが、９月米証券大手のリーマン・ブラザーズの破綻以降急激に経済状況悪化に加速度が付き、この年末には私たちのような小さな会社であっても確実にその影響を身近に感じるようになってきました。

そんなとき売り上げが伸びないのをつい時勢のせいにしたくなりがちですが、こんな時代だからこそ会社の持てるあらゆる能力を総動員して利益を生み出す方法を考えていきたいものです。
内部の改革をおこなうと同時に、まずは売り上げを確保していく営業の戦略戦術を定めることが必要だと思います。

私の会社では5年ほど前から営業情報管理のためにグループウェア（サイボウズ）を利用してきました。

グループウェアとは、スケジュール管理や電子メールの送受信などの機能が複合されたソフトウェアのことです。
ネットワーク上にいる複数のユーザー間で情報を共有することを目的に作られているので、自分のスケジュールを他の人に公開したり、また他人のスケジュールを閲覧することもできます。
たとえていえば「ネットワーク上のみんなで使えるシステム手帳」のようなモノです。

このように社内やグループで情報を共有できるツールのことをグループウェアと呼びます。

このソフトは専用ソフトを端末パソコンにインストールする必要はありません。すでにパソコンに付属しているブラウザがあれば利用可能です。そのためWebグループウェアとも呼ばれています。
かつてこのようなソフトを導入するにはサーバークライアントシステムを社内に構築するなどで数百万の投資が必要だったのです。（おまけに維持費も高かった）
最近ではSaaS(ソフトウェア・アズ・ア・サービス)としてサービスを提供しているプロバイダと契約すればすぐに利用が可能になります。利用料は１クライアント月千円程度と低コストでつかえます。要するに使いたいソフトをレンタルするスタイルです。

SaaSイメージ

ユーザー側の準備としては、
①利用するメンバーの登録
②仕事のカテゴリ（会議・事務処理・営業・納品・メンテナンス・クレーム処理など作業種別）
③顧客情報の入力です。
あとは、上記３点をもとに日々のスケジュール（日時）を記入し続けるのです。
それだけで、いつ、どのお客様に対して、誰が、どんな作業を行ったのかがデータベースに記録されます。

この情報が蓄積されていくことで顧客との接触情報、や頻度など、営業活動におけるあらゆる最新情報が顧客毎に瞬時に収集共有できます。

ときに名刺をパラパラと見ているだけでも、この方にはこんな提案できそうだとか、この業種向けにこの商品を進めてみようだとか思いつくことがあるように、蓄積された情報を定期的に見つめていくことで、場当たり的な営業活動から精度の高い戦略的な営業活動が展開できます。
まだ使ったことがなければ、無料で使えるお試し期間を設定しているサービスも有ります。

打てる手を的確にうち、自ら変化し続ける企業のみが生き残る時代の到来を実感します。

ドメインとは、インターネット上に使用できる世界にひとつしかない
「あなたの組織の名前です」

ブラウザのアドレス欄（http://　～ ）にドメイン名を入力することで、世界中のサーバーの中からあなたの会社のホームページを見つけ出し、表示させることが出来るのです。

ドメインの構成


トップレベルドメインには「com」「net」「org」「biz」などおよそ国によって使い分けられています。国内では「jp」が最も多く使用されています。
セカンドレベルドメインには「co」「ne」「ac」「or」など組織の種類になっています。

企業にとって一番重要なのがサードレベルドメインです。
ここでは「会社（組織）」「商品」「サービス」など出来るだけ自社をアピールできる名前を付けたいところです。

ただし世界中に二つと同じドメインを付けることが出来ないため、決定するには、事前にドメイン検索サービスを使って調査する必要があります。

また、他者のドメイン名とあまりにも似通っているドメイン名を取得した場合、訴訟へと発展する可能性もありますので、下調べは充分におこないたいものです。

パターン1　会社名タイプ
会社名や屋号をドメインにするパターンです。しかし全国に似たような社名の会社が存在する場合もあるでしょう。その場合、先に取得した方が優先されますので、二番手以降はくふうが必要です。
例）
http://www.yahoo.co.jp/　ヤフージャパン
http://www.nissan.co.jp/　日産自動車

パターン2　商品・サービス名タイプ
提供する商品やサービス名をドメイン名とするタイプです。自社商品をアピールしたい場合におすすめです。
商品名を考える際、検索サイトでヒット件数の少ない、もしくは一件も表示されないような名前を付けることで、ネット上で優位な状況を作り出すことも可能でしょう。
例）
http://www.touhu.co.jp/　　岡田食品工業株式会社（豆腐油揚げの製造卸）
http://www.reform.co.jp/　有限会社ケープラン（ローコスト浴室リフォーム）

パターン3　「e-」「-net」を付けたタイプ
ドメインは先に取得した方が優先されるわけですから、希望通りの名前が付けられるわけではありません。その際ドメイン名の前後に「e-」「-net」
例）
http://www.e-reform.jp/　株式会社 ユー建築ワークス（オリジナルキッチンの設計・製作・販売）
http://www.honda-net.co.jp/　本田会計事務所（-netの有無で全く違う会社に‥‥。）

とにかく会社を興したり組織を作るときには、まずその名称となるドメイン名が取得可能かどうかを調べてください。

また、他社に似たようなドメインを取得されたくない場合、一社でドメインを数パターン取得する場合もあるようです。

それだけドメイン名は重要なキーワードなのです。

おまけ
通常ドメインはレンタルサーバーとセットで利用します。
もしレンタルサーバー会社を変更する場合にはホームページやメールのデータ全てを移動させると共に、ドメインの移設も必要になります。移設がうまくいかないと一時的にホームページが表示されないなどの不具合が発生します。

もちろん社内で使っているPCのメール設定も全て変更しなければなりません。

このようにレンタルサーバーの変更は可能ですが、実際の引っ越しと同じように大変な作業になります。
レンタルサーバーは価格だけでなく、提供される機能が自社の規模に見合ったものか、契約前にしっかり調査選択することをおすすめします。

Webサイトを構築する際、並行して準備しなければならないのが、レンタルサーバー（以下　RSと呼ぶ）とドメイン名です。

外部のパソコンからインターネットを経由して自社のホームページを見てもらうためには自社のホームページデータを置くスペースが必要になります。このスペースを月額で提供してくれるサービスがRSなのです。

かつては、自社内でインターネットサーバーを設置している企業も有ったようですが、大企業ならともかく、構築の技術や運用コストを考えると、中小企業はレンタルで利用した方が、格段に効率的だといえます。

現在、弊社で構築しているクライアント企業のホームページはすべてRS上で運用しています。

RSの特徴をもう少し詳しく見てみましょう。

RSには大きく分けて「ホスティングサービス」と「ハウジングサービス」があります。

ホスティングサービスとは、1台のハードディスクを複数の会社や事業者で共有しています。

一方ハウジングサービスは1台のハードディスクを占有して使えるサービスです。

いずれもインターネットインフラとしてサーバー会社がしっかりとメンテナンスを行ってくれますし、独自ドメインやメールサーバーとしての基本的なサービスも変わりがありません。

では何が違うかと言うと。

ハウジングサービスは1台のハードディスクを占有しているため、独自のプログラムなどをサーバー上にインストールすることが可能なのです。

ホスティングサービスの場合使用できるプログラムに制限がかけられる場合があります。

また、共有しているため、他のホームページにアクセスが集中した場合、それ以外のホームページのアクセススピードが低下する事があるようです。（実際はあまり気づきません）

コスト面で考えるとほとんどのホームページはホスティングサービスで充分だと思います。

またホスティングサービスにもプランによってデータ容量やこれ以降で説明するサービスに若干の違いがありますので、自社に合ったプランを検討する必要があります。

では、RSの一般的なサービスの種類を説明します。（提供会社によっても変化します）
１．ホームページのデータを置く。
２．ホームページを自動的に動かすプログラムが使える。（CGI、PHP、データベース）
３．アクセス解析が行える。
４．独自ドメインのメールが使える。
５．ウィルスやスパムメールを駆除したり停止したり出来る。
６．メールの転送や自動返信が出来る。
など等。

ホームページを運用するにあたって必ず必要になる機能は基本的に用意されています。

ただし、Web2.0時代になったことで、ますます機能が付加されているRSサービスがほとんどですが、一部のプログラムがインストールできないRSも見受けられます。かならず自社サイトに必要な機能が提供されているか、専門家と相談される事をおすすめします。

いまでもWebサイトを自分で作る場合、制作ソフトの購入を考える方が多いようです。

そのためホームページ・ビルダーやAdobe GoLive、ホームページ制作王など簡単に制作出来るソフトは市販されていますが、ページ内に画像リンクを張ったり、サイトマップ内でリンク切れが起きていないかなど、結構手間がかかる作業が発生してしまいます。

また、自分のパソコン内で制作した後は公開するためにインターネット上のレンタルサーバーにFTPソフトでアップロードさせる手間もかかってしまいます。

コンテンツ数が少なければ、負担には感じないかもしれませんが、商用で本格的に運用していくのであれば、おのずと更新頻度も上がり、ページ管理が煩雑になってきます。

実際弊社でも、数件のサイト管理をアウトソーシングさせていただいていますが、更新時の画像やファイル名の確認には神経を使ってしまいます。

このようにお金をいただいている作業でも大変さを感じているくらいですから、自社で運用する場合は出来るだけ簡単に行いたいものです。

またページ作成についても、更新のたびにデザインやレイアウトを考えながら発信しなければならない状況だったらどうでしょう？

かなり大変な作業です。

開設当時は、やる気十分で更新が楽しめたかもしれません。しかし半年、一年後は‥‥。

大変な作業はおのずとおろそかになっていくものです。ましてや、運用担当者が変わったりすると、サイトの存在さえ危うくなってしまいます。

これでは訪問者が増えないのも当然です。

このように、更新されていないサイトの多くは更新の手間と、毎回のページデザイン制作といった、困難な作業循環のなかで取り残されてしまいます。

そこでこれからのサイト作りに活用したいのがCMSです。

CMS（Contents Management System）とはWebサイトを構成する各ページの文章テキストや画像などを一括管理してくれるシステムソフトウェアの総称です。

HTML、XHTML、CSSなどの言語で書かれているページを直接言語にふれることなく自動的に処理してくれるようになっています。

ブログもCMSの仲間です。

ブログを更新する際にはHTMLやCSSの知識も、まして上記の制作ソフトを使わなくても写真や文章を簡単に掲載することが可能です。例えるなら、Webメールに似た作業画面のフォームにタイトルや記事を書き込んで保存ボタンをクリックするだけで、自動的にページが生成されます。

このように作業の手間がかからないことも便利ですが、私が一番魅力を感じるのは、ページ毎のデザインをほとんど考えなくてもいい事です。

CMSの場合CSSというHTML文書に対する表示方法(見ため)等を指示するための仕様が組み込まれているため、あまりデザインを意識しなくても、一定のページが出来上がってくれるのです。

だからこそ、発信者は情報の質に集中出来るのです。多くのブログに人気が集まってくるのもそのためだと思います。

これらの点を考えるとCMSは規模小さい会社には最適のシステムといえます。

更新毎に業者に費用を支払わなくてもある程度の作業は内製化できるのです。

弊社がCMSを使って制作させていただいたお客様のほとんどが、一々更新作業を依頼してくることはありません。

Webサイトを活用していくということは、Webサイトを育てていくことなのです。

SEO対策を施し、そして訪問していただいた客の足跡をアクセス解析によって調べ、その問題箇所を見つけ出しては更新を重ねていく作業の積み重ねです。

Webサイトは常にβ版と考えて、導入時点から更新出来る環境を整えたいものです。

代表的CMS
Movable Type（ムーバブルタイプ）日本で一番のシェアを誇るスタンダードソフト
Word Press（ワードプレス）　 再構築不要の軽快なフリーソフト
XOOPS（ズープス）ポータルサイトを構築できるフリーソフト

ホームページの制作は印刷物の制作フローと似たような部分を多く含んでいますが、さまざまな違いがあることを知っておくことで、制作を依頼した場合でもスムーズなやり取りが出来るのではないかと思います。

クライアントの立場から見ると2つともマーケティングツールの一種というように機能で考えればそう思われるのかもしれません。

また、制作には写真や原稿、デザイン制作など同じような工程作業があるため、ここにも混同して考えられる点があります。

ところが一度でもホームページ制作に真剣に取り組んだ経験をお持ちであれば、その違いの多さに気づくはずです。

インターネット上に自分の意見を公開できるお手軽なツールとしてブログが登場し数年が経過しました。
非IT技術系の人にも使いやすさが受けて、さまざまな使い方が考えられています。
特にマーケティングの分野では、ネットでのプロモーション活動を格安で行える媒体の一つとして多くの企業が注目しています。

ブログのスタイルを大別してみると
１．個人日記
２．社長ブログ
３．ビジネスブログ（オフィシャルサイトの補足情報など）
４．イントラブログ（非公開型）

になりますが、これほどブログが有名になって企業で活用され始めたきっかけといえば、社長ブログでしょう。

ブログ創生期は特にIT企業の代表がコーポレートメッセージを効果的に発信するためにブログを利用してきました。
もちろんこのスタイルは現在でも最もポピュラーな使われ方です。
弊社でもオフィシャルサイトの制作と合わせて社長ブログの制作も依頼されるケースが増えています。

それだけブログにはそれ以前のメディアに無かった魅力が有るようです。

そこでブログを書くことで得られる効果と、注意点を書いてみました。

私もこのブログを書き始めて数ヶ月ですが、以前Web日記サイトを使っていたころからすると5年位はなにがしか文章を書いているわけです。

これまで一般ビジネス文書なら、定型句を使って何とか書いてきましたが、読み手に自分の意見を主張し納得していただくような文章はつくづく難しいと感じています。

そんなときこの本に出会いました。

樋口式『頭のいい人の』文章練習帳

筆者は、読者に頭が良いと思われ、他人に伝わる文を書くためのポイントを紹介しています。
一つの文章を書くには、構成を4つに分けて「起承承結」で書くことを奨めています。（起承転結ではない）

第一段落　問題提起　（10%）　テーマにあたる。ハッキリ簡潔に　

第二段落　意見提示　（30%）　自分の意見を明確に主張

第三段落　展開　（40～50%）　「なるほど」と思わせるように

第四段落　結論　（10%）　　　　全体を整理し、よって～である。と締めくくる。

上記の4つの段落ごとに注意点が示されています。

さらに文章を書く前に必要なテーマを見つけるためのメモの取り方から説明されていますので、私のようにブログは続けたいけれども文章を書くのが苦手な初心者とっては、非常に参考になりました。

「Webサイトで紹介したい商品は何ですか？」
そして
「その商品の強みは何ですか？」

Webサイト制作の相談に初めてお伺いする際、先方にお聞きするのがこの2つの質問です。

目的の重要性についてこれまで何度も申しあげたのですが、その目的を達成するために次に必要になるのが、この「他社の競合商品やサービスと比べて何が違うのか？」という事です。